Так занят, что некогда подумать, или в сутках 25 часов

Как успешные руководители организовывают свое рабочее время?

Нет цели на бумаге - нет в жизни

Планировать в голове, планировать в ежедневнике, планировать на бумаге... Ученый Александр Любищев записывал все, что он делает с точностью до 15 минут на протяжении 56 лет. Такая стойкость и собранность впечатляет. Чтобы успеть все, не потеряв при этом себя, стоит ли записывать абсолютно все? Или есть другой способ управлять временем?

"Грамотное планирование - одно из ключевых составляющих успеха в бизнесе. При планировании я совмещаю письменный блокнот и органайзер в планшетном компьютере. В блокнот я записывают важные дела и напоминания по мере их возникновения, а потом переношу их в электронный органайзер. Это очень удобно. Техника сама напоминает тебе о том, что нужно сделать заранее (можно поставить любой срок)", - говорит Роман Волков, совладелец крупного агентства недвижимости.

"Я очень люблю планировать. Даже форс-мажоры в моей жизни запланированы. У меня есть долгосрочный план (там стратегические цели), среднесрочный план (на ближайшие несколько лет), краткосрочный план (на ближайшие мероприятия) и план на день (в котором учтены все вышеизложенные планы), - рассказывает Андрей Зайцев, бизнесмен из Брянска.

- В наиболее насыщенные временные промежутки для планирования я использую диаграмму Ганта, а что касается средне и краткосрочных планов диаграмма - обязательный атрибут. Во времена реализации одного проекта мой партнер утерял важную информацию, которая была записана на бумажке (квадратная такая с клейкой поверхностью). После этого я взял за правило записывать все строго в блокнот - его тяжелее потерять. А "фишкой" моих блокнотов стало то, что самые интересные и яркие идеи я записываю на последней его странице. И когда мне необходимо вдохновение - я перечитываю последние страницы".

Кто-то сказал: "Если цели нет на бумаге, то ты ее не достигнешь". Поэтому, как утверждает руководитель компании, на бумаге он планирую ВСЕ. Не всегда удается следовать намеченному плану, но мужчина каждый раз делает анализ ошибок. А с каждым новым планом ему удается все лучше и лучше "предсказывать" исход событий.

Рожать нужно планово

Многие руководители преуспели в учете времени и с радостью делятся секретами постановки целей. Главный принцип - логика. Если ты себя ведешь логично и рационально, то достигнешь успеха.

"Про тайм-менеджмент: много читал, посещал мастер-классы, лекции и т.д. Там есть много полезных вещей, и все они основаны на логике. Самый яркий пример из "тайм-менеджмента" мне рассказали студенты нашего медицинского колледжа. У тамошнего преподавателя на двери висит табличка "Рожать нужно планово". Отличный пример долгосрочного планирования. Планирование - главная вещь в жизни. Без цели в жизни мы мало чем будем отличаться от животных: мы будем инстинктивно выживать, а не жить", - убежден Андрей Зайцев, бизнесмен из Брянска.

Кстати, у руководителя есть несколько эффективных правил:

- Не надо тратить время на вранье, т.к. если соврал, то придётся постоянно выстраивать конструкции, покрывающие ложь - это занимает очень много времени.

- Если можно решить вопрос прямо сейчас - реши его прямо сейчас.

- Приходи вовремя.

- При планировании учитывай даже то, что может упасть комета.

Съесть на завтрак

Делать самые сложные и неприятные дела в первую очередь - выбор решительных и эффективных.

"Еще я имею одно простое, но очень действенное правило - делать самые сложные и неприятные дела в первую очередь. Поначалу себя заставить сложно, но со временем входит в привычку и дает отличные результаты. После сложных дел более простые идут, как по маслу, - делится своим опытом Роман Волков, совладелец крупного агентства недвижимости. - Так же я стараюсь не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня, хотя это не всегда получается".

Случается, что неприятные моменты появляются спонтанно и немедленно требуют внести коррективы в текущие планы.

"Мой рабочий день начинается примерно часов в 6 утра. Приезжаю на работу, готовлюсь к ежедневной планерке, которая начинается в 7 утра. На это уходит минут 45. Потом стараюсь следовать своему графику, который составляю ежедневно. Правда, часто в свое запланированное расписание приходится вносить коррективы. Но это нормально. Ведь все спланировать невозможно. Обязательно появится какая-нибудь проблема, которую нужно срочно решать", - подтверждает Сергей Ковтун, председатель совета директоров поселка Коренево Курской области.

Валится из рук? Расслабься

"И еще бывают такие моменты, когда что-то никак не идет и, как говорится, все валится из рук, - говорит бизнесмен Роман Волков. - В этом случае я предпочитаю отдохнуть и расслабиться, но с обязательным условием, что потом я напрягусь и сделаю все, что осталось до конца".

Таймер: 50/5

Эффективно дробить свой рабочий день на отрезки продуктивной деятельности и отдыха. Многочисленные исследования показали, что 40-50 минут - это то время, за которое лучше всего человек может сконцентрироваться. Затем необходимо сделать небольшой перерыв, сменить вид деятельности. Такой подход действительно работает. Он позволяет сосредоточиться и вовремя переключиться.

"Организовать рабочее время для меня бывает крайне проблематично. Препятствия подстерегают на каждом шагу. Могу потратить несколько часов на бессмысленные поиски картинки, зависнуть в интернете. Или просидеть без перерыва несколько часов подряд. Потом ломит спина, а рука от мышки не разгибается. Поэтому я всегда стремлюсь достигнуть золотой середины: работать плодотворно, не нанося ущерб здоровью, - подтверждает Сергей, дизайнер из Белгорода. - Пробовал многое: записи в ежедневнике, расписание по часам... Прочитал несколько книг по тайм-менеджменту: вроде все понятно, но не всегда работает. Но я стал разбивать рабочие задачи на более мелкие, а рабочий день - на отрезки. Например, 50 минут работаю, 5 минут - отдыхаю. Встаю из-за стола, отрываюсь от монитора, перекусываю, разминаюсь... Таймер помогает контролировать время".

Крупные - мелкие, срочные и не очень

Эффективный метод американского президента Эйзенхауэра актуален каждый день. Дробить свои бизнес-дела на: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные эффективно для организации всего рабочего процесса. Такой методикой одинаково активно пользуются простые служащие небольших фирм и топ-менеджеры крупных холдингов.

"Главные принципы, которых придерживаются в Tele2 при планировании, − это гибкость и эффективность. В первую очередь мы расставляем приоритеты, то есть сначала оцениваем важность и срочность задания. И поскольку для Tele2 характерна практика делегирования полномочий, мы доверяем сотрудникам всех уровней ответственные и важные задачи. Это не только помогает эффективно распределять нагрузку, но способствует профессиональному росту специалистов и их мотивации.

Для нас важно на первое место ставить то, что мы делаем для абонентов и партнеров, а потом решать внутренние вопросы. Еще один секрет - мы противимся бюрократии. Руководители различных уровней не забрасывают подчиненных одинаковыми запросами, задания и сроки выполнения четко согласованы.

Любую объемную задачу руководители стараются разбивать на более мелкие, назначать несколько ответственных за их выполнение и формулировать "фронт работ" для каждого из вовлеченных лиц.

Такое четкое планирование вовсе не означает, что у сотрудника нет возможности проявить рациональный и творческий подход к работе. Мы всегда поощряем неожиданный, нестандартный, свежий взгляд на вещи. Сотрудники стараются найти самое оптимальное решение задачи – неважно, идет ли речь об абонентском обслуживании, разработке нового продукта или подготовке маркетинговой кампании.

Руководители должны с пониманием относиться к подчиненным, знать их сильные стороны и таланты, правильно распределять обязанности и контролировать процессы. Все эти меры позволяют команде максимально использовать потенциал сотрудников и грамотно управлять ресурсами и временем", - рассказывает коммерческий директор Tele2 Белгород Татьяна Мерцалова.

Перед сном - не мечты, а планы

Даже в свободное от работы время многие не позволяют себе забыть о планировании и четко обозначают свои цели на следующий день перед сном.

"Стараюсь закончить все дела к 19 часам. После чего отправляюсь домой к семье, внукам. Вечером обязательно в ежедневнике намечаю план работы на следующий день, прописываю где и в какое время мне нужно быть, что обязательно нужно сделать. Стараюсь следовать своему графику", - подчеркивает Сергей Ковтун, председатель совета директоров поселка Коренево Курской области.

"Я люблю вечером перед сном просмотреть план дел на завтра и, как бы, настроиться на новый день, представить себе его картину", - рассуждает Роман Волков, совладелец компании.

Синдром выгорания или расслабился по полной?

Татьяна Лунева, транзактный аналитик, семейный психолог, работаю с зависимостями, директор психологического центра "ИНСАЙТ":

"Норма лежит где-то посередине. Нельзя чувствовать себя чересчур расслаблено на работе, но и плохо, когда человек загоняет себя в угол, стремясь объять необъятное. Работать сверх своих возможностей можно, но крайне недолго. Иначе может возникнуть синдром выгорания. Естественно, важно преодолевать усталость, лень и т.д., но не сверх сил. Работать исключительно в свое удовольствие мы можем не всегда - это роскошь. Поэтому необходима четкая система мотивации и планирования, но и всегда заставлять себя делать что-то против своего желания чревато опасными последствиями. Обязательно делайте перерывы в работе - это может быть недолгая прогулка, приятная беседа по телефону, чашка ароматного кофе. Что-то, что может вас подзарядить, дать толчок двигаться дальше с максимальной энергией. Каждый человек выбирает в течение жизни те способы планирования и отдыха, которые подходят именно ему".

Вернемся к основателю принципов постановки целей и задач, ученому Александру Любищеву. Записывая в течение 56 лет все, что он совершал с точностью до 15 минут, он сумел добиться практически невозможного.

Как сказал светила ума, ему всегда хватало времени на работу и отдых. Он достиг небывалых высот в науке, часто путешествовал, встречался с друзьями. Вообще, жил с ощущением полноты жизни. Многие ли из нас могут этим похвастаться?

Работать и летать! Планируя, можно расширять и ломать границы в поисках золотой середины. Главное - видеть, что разрушать, а что возводить.