Филипп Рыжук: «Не следует оставлять «новичка» в одиночестве»

Какие основные требования Вы предъявляете к процессу адаптации персонала? Как сделать его оперативным и успешным?

Процесс адаптации персонала должен проходить гладко и по определённым алгоритмам. Грамотное сопровождение нового члена вашей компании на всех этапах вхождения в коллектив многократно повысит эффективность адаптации.

Процесс адаптации нового сотрудника состоит из пяти этапов:

до первого дня работы,

• в первый день работы,
• в первую неделю работы,
• после первой недели работы,
• через четыре-восемь недель.

Начнём с первого этапа?

Первый шаг процесса адаптации делается ещё до её начала. Можно сказать, что это происходит на этапе найма, поскольку адаптация сотрудника может определяться как статусом компании, так и способностями вашего HR-специалиста, а также даже привлекательностью самого объявления о вакансии.

Давайте поговорим о том, что происходит уже после того, как предложение было отправлено (и принято). Первым шагом при адаптации является подписание и оформление трудового договора. Информация о работнике вносится в базу данных персонала, в которой хранятся все важные сведения о сотрудниках.

Процесс адаптации не будет полным без поддержания связи с сотрудником. Не следует оставлять «новичка» в одиночестве.

Идеально, если перед тем, как новый сотрудник приступит к работе, он поучаствует в каких-либо неформальных активностях. Это может помочь ускорить процесс адаптации, особенно её социальный аспект и, в то же время, заставит нового сотрудника чувствовать себя включённым в общее дело.

Что должно происходить непосредственно в первый день работы?

Первый день, независимо от того, работаете ли вы удалённо или в офисе, Вы должны начать с приветствия. Это может быть личное приветствие, это может произойти во время собрания компании или всей группы, или это может произойти просто через корпоративный мессенджер.

Затем покажите новому сотруднику всё самое главное. Познакомьте его с любыми формальностями, связанными с его новой ролью, с инструментами, специфичными для компании, дайте ему полноценное представление о рабочем месте – например, покажите, как работает кофемашина, расскажите, где обедают другие ваши сотрудники.

Чему, в плане адаптации персонала, надо посвятить первую неделю работы?

Первая неделя, вероятно, будет наиболее сложным периодом процесса адаптации. Конечно, это зависит и от того, как работает компания в целом, например, от её размера.

Сотрудник может адаптироваться в разные сроки - в течение нескольких дней или даже всей недели. Тем не менее, первая неделя должна обязательно содержать следующие элементы:

• внедрение в команду - знакомство нового сотрудника с коллективом и с тем, как именно они будут работать вместе,
• информация о продукте - подробно расскажите о товарах или услугах, которые Вы продаёте или предоставляете,
• юридические вопросы - «просветите» нового сотрудника о моментах, связанных с конфиденциальностью, безопасностью и тому подобными вещами,
• технологии – ознакомление с инструментами, необходимыми для выполнения конкретных обязанностей (здесь лучше сделать акцент не на обучении, а на самообучении),
• первые собственные задачи - предоставление новому сотруднику его первого личного проекта,
• укрепление командного духа - можно провести специальное мероприятие, которое поможет новичку почувствовать себя желанным гостем, либо «приставить» к нему отдельного человека с той же целью.

Что же тогда происходит после первой недели?

После первой недели Вы должны найти время для обмена идеями с новым сотрудником, а также для обсуждения интересующих его тем. Не забывайте, что многое для него будет совершенно новым, так что вам следует убедиться, что между вами не возникло недопонимания.

По прошествии первой недели процесс адаптации должен быть сосредоточен на трёх ключевых областях:

• первые впечатления - оценка того, насколько новый сотрудник погружён в работу и «вписывается» ли он в организацию (по его собственному мнению),
• вспомогательные политики - направьте его внимание на личные темы и вопросы, влияющие на эффективность работы, обсудите то, о чём ещё не говорили,
• контакты - сосредоточьтесь и на том, чтобы новый сотрудник активно знакомился со «старожилами».

Постоянный контакт — это жизненная сила процесса адаптации. HR, менеджеры, другие товарищи по команде должны поддерживать связь с новыми сотрудниками – как с помощью личных бесед, так и с помощью переписки.

Наверное, начальные этапы адаптации являются наиболее интенсивными?

Совершенно верно. Но то, что они завершены, не означает, что ваш новый сотрудник больше не нуждается в повышенном внимании.

Заключительный этап наступает через четыре-восемь недель. Это время получения «обратной связи» от сотрудника.

Этот этап может включать в себя:

• ретроспективу - узнайте, что они думают о своих уже выполненных задачах и «идентичности» своей роли,
• пусть сотрудник расскажет, считает ли он сам, что адаптировался в коллективе, и озвучит свои идеи о том, как оптимизировать данный процесс,
• командные мероприятия - убедитесь, что ваш новый сотрудник вписывается в «культуру» вашей организации, проведя с ним несколько личных встреч,
• возможности для развития - узнайте, существуют ли дополнительные способы, чтобы «новичок» исполнял свои обязанности ещё эффективнее.

Может, у Вас есть ещё какие-то дополнительные советы по данной теме?

Когда дело доходит до адаптации, отдел кадров может быть стратегическим инструментом, закладывающим мощный фундамент взаимоотношений сотрудника и организации. Вот несколько идей, которые помогут сохранить и улучшить качество процессов адаптации.

Во первых, весь процесс должен быть естественным, а не принудительным. Поговорите с руководителями групп и менеджерами о важности адаптации и, при необходимости, помогите в дальнейшем обучении.

Узнайте, требуется ли новым сотрудникам экскурсия по компании или обучение, помогите в их организации.

Включите команду высшего менеджмента - их встречи со всеми новыми сотрудниками это хороший способ информировать о целях, ценностях и культуре вашего учреждения или организации, также они также способствуют развитию чувства общности.

Для усиления обратной связи регулярно проводите встречи с соответствующим отделом, менеджерами и новыми сотрудниками, на которых Вы сможете узнать о любых препятствиях, возникающих в процессе адаптации персонала, и понять, куда именно надо внести коррективы.