Как всё успевать: советы экспертов

Немного истории

Слово «дедлайн» - русская транскрипция английского словосочетания deadline, которое можно буквально перевести как «мёртвая линия». Его современное значение вряд ли нуждается в разъяснениях. В наши дни о «дедлайнах» говорят повсеместно – не только в офисах, но и везде, где требуется делать определённую работу к определённому сроку.

Хотя вообще-то изначально «дедлайн» обозначал реальную линию и, более того, был связан с реальными смертями. Считается, что термин пошёл со времён Гражданской войны в США. «Дедлайн» проводили на земле для военнопленных, содержавшихся в лагере. Если кто-то из них дерзал переступить её, охрана стреляла на поражение.

Впоследствии об этом слове забыли примерно на полвека. Затем оно стало употребляться, но ещё не в современном значении. «Дедлайн» обозначал место на станине печатного станка, где заканчивался текст. Уже позднее слово стали связывать именно с деловыми ограничениями по времени.

В Россию оно, как и многое другое, пришло только в девяностые годы. Кстати, в нашей стране оно сначала передавалось на письме только как «дэдлайн», через «э оборотное», а не через «е». Современный вариант впервые зафиксирован в орфографическом словаре Лопатина.

Краткое содержание

Как всегда успевать к «дедлайнам»? Ответами на этот вопрос забит весь интернет. Однако они достаточно однообразны. Мы попробовали подвести под ними некий «общий знаменатель» и выделить основные, общие для большинства специалистов моменты.

Итак, один из главных советов – это ставить себе не только одну главную «мёртвую линию», но и множество промежуточных. Планируя такую деятельность, нужно двигаться не от предполагаемого начала к предполагаемому концу, а наоборот. Определите желаемый итоговый результат вашей деятельности. Затем спросите себя – что нужно будет сделать на предыдущем этапе, чтобы достичь конечного? Так, в обратном порядке, пропишите всю цепочку ваших будущих действий, обязательно устанавливая промежуточные дедлайны для каждого этапа.

При этом нужно оставлять себе «подушки безопасности» в виде запасного времени. Даже если Вы уверены, что сделаете какую-то часть работы за час, добавьте к этому сроку ещё полчаса. Ведь никто не застрахован от разнообразных форс-мажорных обстоятельств.

Не позволяйте себе «растекаться». Чётко следуйте своему плану, не отвлекаясь на посторонние, пусть даже и рабочие моменты. В противном случае Вы не успеете вообще ничего. Если есть возможность сделать что-то заранее, обязательно сделайте это заранее.

Если Вы – начальник любого звена, то, стремясь выполнить поставленные задачи в срок, важно не надеяться только на количество ваших подчинённых. Помните, в таком случае более или менее «высокая численность» может стать не плюсом, а минусом. Ответственность может «раствориться» между сотрудниками, каждый из которых про себя решит, что «его хата с краю». Ставьте конкретные задачи перед конкретными людьми и требуйте их своевременного выполнения.

Если Вы выполняете работу для заказчика, постарайтесь быть честны с ним, в том числе, говоря о ваших проблемах. Большинство людей, всё же, не звери. Если заказчик понимает, что Вы, в целом, справляетесь, и «недотягиваете» только временно и только в отдельных случаях, он, скорее всего, пойдёт Вам навстречу. По вашей репутации гораздо сильнее ударит попытка обмана, а не откровенное признание в собственной слабости.

Очень важно помнить, что вы являетесь не жертвой обстоятельств, а хозяином положения. Вы сами выбрали свою сферу деятельности и взяли на себя определённые обязательства. То, что Вы работаете по дедлайнам – это не ваш рок, а ваш выбор. Постоянное осознание этого сделает Вас более ответственным, бодрым, собранным. И обязательно хорошо отразится на рабочих показателях.

Спорный момент

У специалистов нет единого мнения по поводу «ложных дедлайнов». Речь идёт о случаях, когда «мёртвая линия» специально проводится «с опережением». Например, работу, которую можно было бы сдать к 17:00, требуется сделать к 16:00.

Некоторые настаивают, что это благотворная практика, которая хорошо сказывается на итоговом результате. Некоторые считают, что подобная ложь расхолаживает людей – особенно если речь идёт не об отдельном человеке, а о целом коллективе. В итоге сотрудники, привыкнув, что у них есть фактический час в запасе, могут позволить себе опоздать как раз тогда, когда дедлайн будет уже не ложным, а настоящим.

В связи с этим часто вспоминается известная сказка Толстого «Лгун» о мальчике-пастухе, который из-за постоянных «ложных сообщений» о, якобы, нападавших на него волках, в итоге, потерял сначала доверие своих односельчан, а потом и стадо.

Полюбите дедлайны

Пожалуй, это, как ни странно, главное правило. На самом деле, дедлайны есть за что любить. Ведь они делают нашу деятельность более оперативной и эффективной, а, следовательно, улучшают и нас самих. Дедлайны трансформируют лень в усердие, позволяют нам грамотно распоряжаться своей жизнью и, время от времени, делать невозможное.

А главное – помните, даже в самом плохом случае Вас ожидают лишь репутационные и финансовые потери – скорее всего, не критического характера. От этого ещё никто не умирал и даже не заболевал. Не давайте разгуляться своему «синдрому отличника» - если Вы делаете работу за деньги, ещё и к определённому сроку, то Вы точно взрослый человек, который может и должен отличать большое от маленького.

Мнение эксперта ИА vRossii.ru

Тему прокомментировал наш эксперт - Наталья Проданова, доктор экономических наук, профессор Базовой кафедры финансового контроля, анализа и аудита Главного контрольного управления города Москвы Российского Экономического Университета имени Г. В. Плеханова.

профессор РЭУ имени Плеханова (Москва)
Наталья Проданова

«Я люблю дедлайны. Особенно мне нравится свист, с которым они проносятся мимо меня...», - сказал Дуглас Адамс.

Сроки горят, время поджимает, край, цейтнот, аврал, нужно было еще вчера – наша жизнь постоянный дедлайн. И хаос. Срыв сроков сдачи проектов - приводит к бессонным ночам, состоянию постоянного стресса, потере физического здоровья и эмоционального равновесия.

Чтобы чувствовать себя комфортно, не опаздывать, не срывать сроки проектов и не забывать о важных мелочах, нужно попросту научиться управлять своим временем. Банально, но «время это деньги».

Реальность такова, что большинство сотрудников просто не умеют правильно организовать свое рабочее время. «Вредные» привычки (перекуры, чаепития, посторонние разговоры и тому подобное) незаметно отнимают у них большую часть рабочего дня.

Что греха таить, большинство из нас любит делать всё неспешно, а ещё лучше вообще ничего не делать, особенно если начальник не видит. 20% офисных работников - хронические тянульщики, которые используют любой предлог, чтобы отложить выполнение задачи, полагая, что «всё само рассосётся».

Мало кто из нас умеет правильно организовать свое рабочее время. Именно это - одна из основных причин горящих дедлайнов.